Verwerkers­overeenkomst

Deze verwerkersovereenkomst legt vast hoe Nexxtsite (CustomMail B.V., Dalfsen) persoonsgegevens verwerkt voor makelaarskantoren met een website van Nexxtsite, vooral de aanvragen die bezoekers via de formulieren op die websites versturen.

Is iets niet duidelijk? Bel 085 878 34 70 of mail naar info@nexxt.site.

1. Wie wat doet

1.1 Deze overeenkomst is tussen jou, het makelaarskantoor, en ons: CustomMail B.V., handelend onder de naam Nexxtsite, De Singel 20, 7722 RR Dalfsen, KvK 52424839.

1.2 Jij bepaalt waarvoor de gegevens worden gebruikt. Volgens de privacywet (de AVG) ben je daarom de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken de gegevens alleen voor jou: wij zijn de verwerker.

1.3 Deze verwerkersovereenkomst hoort bij je overeenkomst met ons. Accepteer je onze offerte, dan ga je ook met deze verwerkersovereenkomst akkoord. Gaat het om persoonsgegevens, dan gaat deze verwerkersovereenkomst voor op onze algemene voorwaarden.

2. Welke gegevens we voor je verwerken

2.1 Onderwerp en doel. We maken, hosten en onderhouden je website. Daarbij verwerken we persoonsgegevens voor jou. Het gaat vooral om de aanvragen die bezoekers via de formulieren op je website versturen, bijvoorbeeld voor contact, een waardebepaling of een bezichtiging. Die aanvragen sturen we je per e-⁠mail door.

2.2 Wat we met de gegevens doen. Ontvangen, opslaan, per e-⁠mail doorsturen, tonen op je website, back-⁠ups maken en verwijderen.

2.3 Van wie.

• bezoekers die een formulier invullen, zoals woningzoekers en mensen die een waardebepaling of bezichtiging aanvragen;
• andere bezoekers van je website, alleen voor technische gegevens;
• je medewerkers die op je website staan;
• mensen van wie een review op je website staat.

2.4 Welke gegevens.

• contactgegevens: naam, e-⁠mailadres en telefoonnummer;
• wat iemand in een formulier invult, zoals een vraag, het adres van een woning of een gewenst moment voor een bezichtiging;
• technische gegevens, zoals IP-⁠adres, type browser en tijdstip;
• van je medewerkers: naam, functie, foto en contactgegevens, zoals ze op je website staan;
• van reviews: de naam van de schrijver en de review, zoals ze op Funda of Google staan.

2.5 De formulieren vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en niet om een burgerservicenummer.

2.6 Hoe lang. Zolang je overeenkomst met ons loopt, en daarna tot we alle gegevens hebben verwijderd (artikel 9). Een aanvraag bewaren we maximaal 30 dagen nadat we die naar je hebben doorgestuurd. Zo kunnen we een aanvraag opnieuw sturen als er iets misgaat.

3. Jouw instructies

3.1 We verwerken de gegevens alleen volgens jouw instructies. Die staan in deze overeenkomst en in de afspraken over je pakket. Nieuwe instructies geef je per e-⁠mail.

3.2 We gebruiken de gegevens niet voor onszelf en niet voor anderen.

3.3 Moeten we volgens de wet gegevens geven aan een overheidsinstantie, dan laten we je dat vooraf weten, behalve als de wet dat verbiedt.

3.4 Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laten we je dat meteen weten.

4. Geheimhouding

Iedereen die bij ons met de gegevens werkt, moet ze geheimhouden. Dat geldt ook voor onze subverwerkers.

5. Beveiliging

5.1 We beveiligen de gegevens passend bij de risico's. We nemen in elk geval deze maatregelen:

• je website en formulieren gebruiken een beveiligde verbinding (SSL);
• we maken elke dag een back-⁠up;
• we houden je website in de gaten en lossen problemen op;
• we voeren technische updates uit.

5.2 We passen de maatregelen aan als dat nodig is, bijvoorbeeld bij nieuwe risico's.

6. Subverwerkers

6.1 Voor een deel van het werk schakelen we andere bedrijven in: subverwerkers. Je geeft ons daar toestemming voor. Welke subverwerkers we nu inschakelen, staat op een lijst die je bij je offerte krijgt. Je kunt die lijst ook altijd bij ons opvragen.

6.2 Komt er een subverwerker bij of vervangen we er een, dan laten we je dat minstens 4 weken van tevoren weten. Heb je een goede reden om bezwaar te maken, laat het ons dan binnen 2 weken weten. Komen we er samen niet uit, dan kun je je pakket opzeggen voordat de verandering ingaat.

6.3 Onze subverwerkers moeten zich aan dezelfde privacyafspraken houden als wij. Wij blijven verantwoordelijk voor wat zij doen.

6.4 Gaan gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgen we eerst voor de waarborgen die de AVG vraagt.

7. Hulp bij je verplichtingen

7.1 Wil iemand zijn gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, dan helpen we je daarbij. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het meteen naar je door.

7.2 We helpen je ook als je een onderzoek naar privacyrisico's (DPIA) moet doen of advies moet vragen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

7.3 Kost deze hulp veel tijd, dan mogen we die tijd in rekening brengen. Je hoort vooraf wat het kost.

8. Datalekken

8.1 Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, worden veranderd of in handen komen van iemand die ze niet mag hebben.

8.2 Ontdekken we een datalek, bij ons of bij een subverwerker, dan melden we dat zo snel mogelijk bij je, uiterlijk 24 uur nadat we het hebben ontdekt.

8.3 We vertellen je wat er is gebeurd, om welke gegevens en hoeveel mensen het gaat, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we doen om de schade te beperken. Weten we nog niet alles, dan vullen we het later aan.

8.4 Jij beslist of je het datalek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de mensen om wie het gaat. Een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet je doen binnen 72 uur nadat je van het datalek weet. We helpen je daarbij.

9. Als de overeenkomst eindigt

9.1 Eindigt je overeenkomst, dan verwijderen we binnen 30 dagen alle persoonsgegevens die we voor je verwerken, ook bij onze subverwerkers. Alleen in back-⁠ups staan ze langer (artikel 9.3).

9.2 Wil je de gegevens terug, vraag het ons dan vóór het einde. Je krijgt ze in een gangbaar bestand.

9.3 Uit back-⁠ups zijn de gegevens uiterlijk 90 dagen na het einde verdwenen.

9.4 Moeten we gegevens volgens de wet langer bewaren, dan gebruiken we ze alleen daarvoor.

10. Controle

10.1 We geven je alle informatie die je nodig hebt om te zien dat we ons aan deze overeenkomst houden.

10.2 Je mag één keer per jaar een controle (audit) laten doen door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht. Laat het ons minstens 4 weken van tevoren weten.

10.3 De kosten van een controle zijn voor jou. Blijkt dat wij ons niet aan deze overeenkomst houden, dan betalen wij ze.

11. Overige afspraken

11.1 Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken in onze algemene voorwaarden.

11.2 Deze verwerkersovereenkomst loopt zolang je overeenkomst met ons loopt. Afspraken die ook daarna nodig zijn, zoals over geheimhouding en verwijderen, blijven gelden.

11.3 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de rechtbank Overijssel.